[525] רכז/ת אגפים והליכי התקשרויות לחטיבת המטה ההנדסי

על החטיבה:

חטיבת המטה ההנדסי בנתיבי איילון מרכזת תחתיה 4 אגפים מקצועיים בתחומים שונים אשר מגבשים את המדיניות המקצועית בחברה ומספקים שירותים ובקרה לתהליכי תכנון וביצוע פרוייקטאליים וארגוניים.
לחטיבה נדרש/ת רכז/ת שיובילו את המהלכים האדמיניסטרטיביים הנדרשים לאגפים השונים וכן יסייעו בניהול שוטף של הליכי ההתקשרות והמכרזים המפורסמים בחברה.

על התפקיד:

ניהול אדמיניסטרטיבי עבור אגפי המטה ההנדסי וניהול הליכי התקשרות.

• ניהול יומנים: תיאום ישיבות שוטף מול גורמי פנים וחוץ ותיעדוף בהתאם למדיניות החטיבה.
• תיאום בקרה ומעקב אחר שגרות הניהול בחטיבה: מופעים וישיבות שוטפות, פגישות עבודה תקופתיות, פורומים קבועים וכדומה
• כתיבת סיכומי ישיבות והכנת מסמכים בהתאם לצורך.
• ביצוע מעקבי משימות תקופתיים.
• ניהול הליכי התקשרות בחברה: כולל מעקב לוחות זמנים ואבני דרך ביחס למכרזים הפומביים השונים, עדכון נתונים הן במערכת המכרזים הממוחשבת והן באתר נתיבי איילון, מעקב ובקרה על התקדמות השלבים השונים ובקרה מקדימה ביחס לאפשרות לחריגה מלו"ז.
• קיום שגרות בקרת מכרזים תקופתיות, וכן תכנון שנתי ורב שנתי ביחס לתכניות מכרזים נדרשות לצורך מענה לצרכי ההתקשרות של החברה.
• תמיכה אדמיניסטרטיבית ולוגיסטית בצרכי החטיבה: תיאום ישיבות רוחביות, סיורים מקצועיים ואירועי חטיבה שונים וניהול ההיערכות האדמיניסטרטיבית והלוגיסטית עבור אירועים אלו.
• ריכוז ותיוק חומרים אדמיניסטרטיביים ומסמכים מקצועיים של החטיבה.
• מענה טלפוני ואדמיניסטרציה שוטפת.
• ניהול קשרי עבודה ותהליכים רוחביים מול חטיבות החברה השונות וספקים חיצוניים.
• ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונים.

דרישות סף:

• ניסיון של שנתיים לפחות בניהול משרד/מזכירות.
• שליטה מלאה ביישומי OFFICE : EXCEL, PP, WORD,OUTLOOK.

דרישות המהוות יתרון:

• תואר ראשון ממוסד אקדמי המוכר ע"י המל"ג
• בעל/ת תפיסת אחריות מרחיבה "ראש גדול".
• בעל/ת יחסי אנוש מצויינים ושירותיות.
• יכולת עמידה בתנאי לחץ ובסביבת עבודה דינמית.
• יכולת עבודה בצוות.
• תכונות אופי - סדר וארגון, יכולת תעדוף משימות.
• יכולת עבודה מול ריבוי ממשקים.
• יכולת ביטוי גבוהה בכתב ובע"פ.
• היכרות עם מערכות מחשוב ארגוניות (פריוריטי).